AIでビジネスメールと敬語の文章を書く
「この敬語で合っているかな」「失礼に聞こえないかな」と、1通のメールに30分かかってしまうことはありませんか。AIに下書きを頼めば、型をすばやく整えられます。ただし、最後に自分の言葉で仕上げることが大切です。
AIに伝えるべき5つのこと
- 相手：取引先、上司、大学の先生、ネットショップの窓口など。相手との距離で敬語のレベルが変わります。
- 目的：お礼、お詫び、お願い、日程調整、問い合わせなど。
- 事実：日付、金額、注文番号、これまでの経緯。具体的であるほど、使える文面になります。
- トーン：とてもかしこまった文、ていねいだけれど堅すぎない文など。
- 長さ：「5行以内」「件名もつけて」のように指定します。
例1：取引先へのお詫び
取引先の担当者あてに、納品が予定より2日遅れることをお詫びするメールを書いてください。原因は部品の入荷遅れで、新しい納品日は10月20日です。件名もつけて、ていねいだけれど言い訳がましくない文にしてください。
この質問を試す例2：日程調整
社外の方との打ち合わせ候補日を3つ提示するメールを書いてください。候補は10月14日の午後、15日の午前、16日の終日です。オンラインと対面のどちらでもよいことも伝えてください。
この質問を試す例3：大学の先生への連絡
ゼミの先生に、体調不良で明日のゼミを欠席することを伝えるメールを書いてください。発表の資料は今日中にメールで送ると添えて、敬語は丁寧に、でも長すぎないようにしてください。
この質問を試す例4：ネットショップへの問い合わせ
ネットで買ったスニーカーのサイズが合わなかったので、交換をお願いする問い合わせ文を書いてください。注文番号はA12345、届いたのは26.0cmで、26.5cmに交換したいです。
この質問を試す敬語のチェックにも使える
自分で書いた文章を貼り付けて「二重敬語や不自然な表現があれば直して、理由も教えて」と頼むと、ていねいな添削が返ってきます。「させていただく」の使いすぎや「おっしゃられる」のような二重敬語にも気づかせてくれます。
よく使う署名や自分の部署名を伝えておけば、KiiteAIがメモリーに保存し、次からのメールに自動で反映できます。
送る前に必ず確認すること
- 事実と数字：日付、金額、相手の名前と社名に間違いがないか、自分の目で確かめましょう。
- 自分らしさ：AIの文章はそつがない反面、少し型どおりになりがちです。一言だけでも自分の言葉を加えると、ぐっと伝わりやすくなります。
- 社外秘の情報：契約の中身や個人情報など、外に出してはいけない情報は入力しないでください。
もっと上手に頼むコツは上手な聞き方で紹介しています。